یک گزارش منتشر شده توسط معاون سابق مهاجرت، نیل ییتس، برخی از ناکارآمدی‌های وجودی در سازمان مهاجرت، پناهندگی و شهروندی کانادا (IRCC) را به روشنی بیان کرده است.
در میان مسائل مورد بحث، ییتس انسجام کمیته‌های تصمیم‌گیری IRCC را یکی از مشکلات موجود در اداره‌کردن دپارتمان معرفی می‌کند.
ییتس می‌گوید که کمیته‌های IRCC اغلب تعداد اعضا را پیشنهادی ۸-۱۲ عضو تجاوز می‌دهند و این امر “بحث‌های استراتژیک را به چالش کشانده و جلسات را به طور محتمل زمان‌بر می‌کند.”
او بیان می‌کند که “مجموعه‌ای از مراحل لازم است برای تطبیق دوباره ساختار سازمانی (شامل یک شیفت اساسی به یک ساختار خط تجاری مبتنی بر سازمان)، اصلاح سیستم حاکمیت و پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت بهتر (به ویژه برنامه‌ریزی و گزارش‌دهی).”
تغییر در کمیته و فرآیند تصمیم‌گیری می‌تواند به بهبود کارایی درون IRCC کمک کرده و به دپارتمان کمک کند تا با تقاضای رو به افزایش خدمات خود را برآورده سازد.
گزارش شامل یک نمودار است که ساختار فعلی (تا ژوئن ۲۰۲۳) کمیته‌ها را توضیح می‌دهد.
طبقه‌بندی کمیته‌های تصمیم گیری IRCC:
کمیته‌های حاکمیت عملیاتی
کمیته‌های تصمیم‌گیری IRCC به سه بخش تقسیم می‌شوند. طرف حاکمیت عملیاتی با تصمیماتی سر و روز روزمره دپارتمان مواجه می‌شود.
در این بخش، چهار کمیته جداگانه به فراوانی‌های متفاوتی ملاقات می‌کنند.
هر شش هفته، هیئت مدیریت برنامه تبدیل دیجیتال برای بررسی پیشرفت تبدیل دیجیتال IRCC و سایر فعالیت‌های تبدیلی دیگر دپارتمان می‌بیند. این کمیته به کمیته تبدیل می‌گزارد، که زیر بخش حاکمیت شرکتی فعالیت می‌کند.
کمیته مدیریت مسائل در سطح مدیریت ارشد فعالیت می‌کند و هفتگی جهت بحث و تصمیم‌گیری درباره مسائل مرتبط با برنامه، سیاست و اولویت‌های عملیاتی ملاقات می‌کند.
کمیته شرکتی و مالی نیز هفتگی برای بررسی برنامه‌های مالی و عملکرد مدیریتی و مسئولیت‌پذیری ملاقات می‌کند. این کمیته مشاوره استراتژیک مبتنی بر ریسک ارائه می‌دهد تا از مصوبه‌گیری حمایت کند. هر دو کمیته به کمیته اجرایی در سطح حاکمیت شرکتی گزارش می‌دهند.
همچنین یک کمیته هفتگی “به آینده نگاه کنیم” وجود دارد که به عنوان یک پلتفرم برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات درون دپارتمان عمل می‌کند.
کمیته‌های حاکمیت شرکتی
سه کمیته تحت بخش حاکمیت شرکتی از کمیته‌ها می‌افتد.
کمیته تبدیل برای ارائه رهبری سطح دپارتمانی به منظور کمک به دست‌یابی IRCC به چشم‌انداز، اهداف و نتایج تغییر دیجیتال خود فعالیت می‌کند. این کمیته به نحوی از هیئت مدیریت برنامه تبدیل دیجیتال مطلع می‌شود.
کمیته اجرایی هفتگی ملاقات می‌کند و به عنوان یک بدن تصمیم‌گیری برای مسائل دپارتمانی عمومی عمل می‌کند. همچنین مسئولیت تعیین اولویت‌ها و ارائه جهت‌های استراتژیک سطح بالا دارد. علاوه بر این، این به عنوان کمیته پیش‌پذیرشی برای معرفی‌های وزارتی وقتی لازم باشد عمل می‌کند.
کمیته نهایی در سطح حاکمیت شرکتی کمیته معاون و معاون وزیر است. این کمیته بر اساس تعهدات مندرج در ماموریت IRCC به روز رسانی‌های اولویت‌بندی می‌دهد و به عنوان یک بستر برای مسائل فوری و موضوعات داغ عمل می‌کند.
کمیته‌های معاون و نائب معاون
چهار کمیته جداگانه تحت بخش معاون و نائب معاون معاون قرار دارند.
کمیته حسابرسی دپارتمانی به منظور ارائه نصیحت‌ها و توصیه‌های بی‌طرفانه درباره چارچوب نتایج دپارتمانی و مخزن برنامه‌ها و مدیریت ریسک‌های IRCC است. این شامل سیستم‌های حسابرسی مسئولیتی دپارتمانی و حسابرسی مدیریتی است.
کمیته سنجش عملکرد و ارزیابی عملکرد برنامه‌های IRCC را بررسی و اندازه‌گیری می‌کند تا نتایج برنامه را بهبود بخشد.
کمیته امنیت ملی به تقویت آگاهی دپارتمان از مسائل امنیتی که ممکن است بر IRCC تاثیر بگذارند و شناسایی اولویت‌های مرتبط با امور امنیت ملی می‌پردازد.
Here is the translation in Farsi:
در نهایت، کمیته مدیریت مسائل حقوقی کنار معاون وزیر و معاون معاون وزیر IRCC کار می کند تا به مدیریت مسائل حقوقی (و هزینه آنها) کمک کند که ممکن است از عملیات، سیاست ها، رویه ها و دعاوی موجود برخاسته باشد.
توصیه های ییتس ییتس می گوید ساختار کمیته IRCC باعث می شود که کارایی تصمیم گیری درون دپارتمان مختل شود، زیرا بسیاری از کمیته ها و دپارتمان ها وابسته به یکدیگر هستند.
او توصیه می کند که کمیته های IRCC تغییراتی را در ساختار خود ایجاد کنند. به عنوان مثال، گزارش توصیه می کند که کمیته اجرایی مسئولیت مالی و خدمات شرکتی را بر عهده بگیرد و کمیته مدیریت مسائل حذف شود و یک کمیته جدید برای عملیات تاسیس شود. کمیته عملیات جدید باید توسط دفتر معاون وزیر ریاست شود.
علاوه بر این، ییتس می گوید باید یک حد ثابت 12 نفر برای تعداد اعضای کمیته وجود داشته باشد.