هفته گذشته، بخش مهاجرت، پناهندگان و شهروندی کانادا (IRCC) تغییرات عمده ای را در قالب یک برنامه جدید برای بهبود عملکرد خود اعمال کرد. در اوایل سال جاری، وزیر دستیار سابق IRCC، نیل ییتس، گزارشی تهیه کرد که در آن نحوه تبدیل شدن این بخش به یک بخش بیشتر موثر و کارآمد را بررسی کرده است. گزارش ییتس توسط IRCC سفارش داده شده بود تا ساختار فعلی این بخش را ارزیابی کند که آیا به بهترین شکل ممکن به اجرای وظایف خود می پردازد یا خیر. وزیر دستیار بالاترین کارمند دولت در یک بخش دولت است. در نقش غیر سیاسی، آنها مدیریت بخش خود را نظارت می کنند، از جمله اجرای سیاست ها و استراتژی ها و مدیریت افراد و بودجه ها.

وزیر دستیار فعلی IRCC، کریستین فاکس، با وزیر بخش خود که یک سیاستمدار است و در حال حاضر وزیر مهاجرت مارک میلر است، مکاتبات دارد. نقش وزیر مهاجرت اجرای منشور دولت منتخب است.

ییتس: مدل سازمانی IRCC دچار مشکل است

در گزارش خود که CIC News توانسته است یک نسخه از آن را به دست آورد، ییتس به این نتیجه می رسد که “مدل سازمانی فعلی در IRCC خراب است اما با کار سخت و تعهد کارکنان در حال حاضر است.” او پیشنهاد می کند “مجموعه ای از مراحل باید برای تنظیم مجدد ساختار سازمانی (از جمله یک تغییر عمده به ساختار مبتنی بر خط کسب و کار)، اصلاح سامانه کشور، اجرای سامانه های مدیریت قوی تر (به خصوص برنامه ریزی و گزارش) و تسهیل در توسعه فرهنگ برای حمایت بهتر از اهداف و اهداف بخش (از جمله بررسی کلی قانون حفاظت از پناهندگان و مهاجرت و اقدامات برای بهتر استفاده کردن از تجربه و تخصص گروه های کارکنان متنوع) را طی کند.” ییتس توضیح می دهد که دلایل متعددی وجود دارد که چرا مدل فعلی IRCC خراب است، اما دو مورد را به خصوص برجسته می کند: یک محیط عملکرد سخت در کانادا و در سطح جهان؛ و دوم، IRCC از زمان معرفی ساختار سازمانی فعلی خود بیش از 20 سال پیش، به طور نمایشگاهی رشد کرده است. برای برجسته کردن این نکته، یاتس توجه می کند که نیروی کار کل IRCC از 5,352 کارمند در مارس 2013 به 12,949 کارمند در ژانویه 2023 رشد کرده است. فاکس: IRCC “بحران را حس می کرد” فاکس در گفتگو با خبرنگار پائول ولز هفته گذشته، فاکس، بیان کرده است که گزارش یاتس تغییرات قابل توجه را تحت تأثیر قرار خواهد داد. فاکس در جولای 2022 با پذیرفتن نقش خود در IRCC، به ولز توضیح داد که شغل جدید “بحران را حس می کرد” و همکارانش در بخش زیر فشار و خستگی بودند. او به این نتيجە رسيده كە تغييرات در بخش لازم هستند، و در حالي كە نمي خواست آن ها را سریعا انجام دهد، همچنین نمی خواست دو سال صبر کند. فاکس در ژوئن 2023 پس از دریافت گزارش یاتس و مشاوره با ذینفعان عمومی از جمله متقاضیان IRCC، یک برنامه عمل داشت. از آن زمان، او به تدریج تغییرات را اعمال کرده است. IRCC به مدل خط کسب و کار سازماندهی شد از جمله تغییرات این است که هفته گذشته، بخش به صورت زیر سازماندهی شد:

• پناهندگان و بازگشت پناهندگان

• شهروندی و گذرنامه

• مدیر مالی ارشد

• رئیس اطلاعات

• خدمات مشتری، نوآوری، و رئیس دیجیتال

• ارتباطات

• خدمات شرکت

• مهاجرت اقتصادی، خانوادگی، و اجتماعی

• امور بین الملل و پاسخ به بحران

• یکپارچگی مهاجرت

• تحویل خدمات

• توافق نامه های فرانکفون و توافق نامه های فرانکفون

• سیاست استراتژیک فاکس توضیح می دهد که، همانطور که یاتس پیشنهاد کرده است، بخش در حال حاضر در خطوط کسب و کار سازماندهی شده است. این به این معناست که کارکنان IRCC در سراسر مشتریان مختلف که بخش خدمات را ارائه می دهد، تقسیم می شود، همچنین به گونه ای تقسیم می شود که به تغییرات در سراسر جهان پاسخ دهد. به عنوان مثال، بخش دارای یک بخش جدید امور بین الملل و پاسخ به بحران است، که فاکس به ولز گفت که قرار است به IRCC کمک کند تا برای بحران های انسان دوستانه بهتر برنامه ریزی کند و یک برنامه عمل را شکل دهد.

محیط عملکرد IRCC ییتس در مورد نیروهای مختلفی که بر IRCC تأثیر می گذارد، توضیح می دهد، اصلی ترین آنها عبارتند از: محیط کار هیبرید و COVID-19: به نظر می رسد طبیعت کار به دلیل بحران به طور دائم در حال تغییر است و به همین دلیل، بیشتر کارگران، از جمله کارکنان IRCC، به صورت از راه دور کار می کنند، با یک جهت کلی برای بازگشت به دفتر 2-3 روز در هفته. یاتس توضیح می دهد در حالی که کار از خانه موثر بوده است، هنوز باید دید که تأثیرات آن بر فرهنگ سازمانی IRCC چه طور خواهد بود.

تقاضا برای خدمات IRCC: تقاضا برای برنامه های IRCC اغلب بیشتر از ظرفیت پردازش بخش است که با استانداردهای خدمات آن سنجیده می شود (اهدافی که بخش برای خود تعیین می کند برای پردازش درخواست ها برای هر خط کسب و کار). با این حال، IRCC ابزار و منابعی در اختیار دارد تا موجودی خود را مدیریت کند، مانند سقف های خاص برای برنامه های خاص، اما موجودی های آن می توانند به سرعت رشد کنند هر زمان که تقاضا برای برنامه های آن بیشتر از ظرفیت پردازش آن باشد. روشنگري IRCC: با رشد تقاضا برای برنامەی IRCC، نيروي كار آن نيز رشد می کند. ياتس نيروي كار آن را در سال 2013 “اندازە متوسط” با 5,217 می داند که تا سال 2023 دوبرابر شده و به 12,721 رسیده است.

مجریان از 135 كارمند در سال 2013 به 227 كارمند رسیده اند. با ايں حال، با وجود رشد برنامە ، ساختار سازماني در IRCC كە براي يک بخش كوچك طراحي شده است، عمدتآ همان است.

بررسي سياست های مهاجرتی: روایت کانادا عمومآ به چالش نکشیده شده است و تأثیر واقعی مهاجرت عمومآ به خوبی با سند و مدرک نشان داده نشده است. بنابراین، بررسی سیاست مهاجرت در IRCC ممکن است در کمک به IRCC برای شکل دادن به جهت آینده بخش مفید باشد.

تحول دیجیتال: IRCC بودجه قابل توجهی برای نوسازی پلتفرم دیجیتال دریافت کرده است و چنین تحولاتی همیشه چالش برانگیز هستند، به خصوص در مکانی مانند IRCC که مسئولیت های بسیار زیادی دارد. با این حال شکی نیست که IRCC نیاز دارد تا یک بخش کاملا دیجیتال شود.

عدم قطعیت جهانی: جنگ های مسلحانه جهانی در حال افزایش است، دموکراسی تحت تهدید است و عوامل مانند تغییرات آب و هوایی در تقاضای جهانی برای مهاجرت تأثیر می گذارد، که همچنان تأثیر قابل توجهی بر IRCC خواهد داشت. فرهنگ بخش IRCC “متعهد” است در حالی که تأکید می کند هدف گزارش او انتقاد نیست، یاتس مشاهده می کند که در حال حاضر IRCC دارای برنامه ریزی سراسری محدود است. در حالیکه هد این گزارش به نقد کشیدن نیست، یاتس شاهد آن است که اداره ی مهاجرت کانادا در حال حاضر برنامه ریزی گسترده ای دارد و برنامه ای استراتژیک چند ساله در اختیار ندارد و برنامه ریزی های دپارتمان ناپایدار هستند، و تمام اینها چالش هایی را برای رسیدن به اهداف دپارتمان بخ

علاوه بر این، ییتس به تنش بین آنچه او “مدرسه IRPA” و “مدرسه خدمات مشتری” می نامد اشاره کرد. او مشاهده می کند که قانون حفاظت از پناهندگان و مهاجرت در سال 2001 با یک چارچوب برای حذف متقاضیان معرفی شده است، با دلایل زیادی که به علت رد یک درخواست می توانست لیست شود. افسران مهاجرتی آموزش دادە شده اند كە IRPA را اجرا کنند، اما توجە كمي به این احتمال وجود دارد که افسران مهاجرتی “تعصب ناخودآگاه” دارند كە ممكن است بر تصميم گيري آن ها تأثير بگذارد.
از سوی دیگر، کسانی هستند که تحت “مدرسه خدمات مشتری” قرار دارند و مایل هستند که الزامات را تعلیق کنند و برای بهبود خدماتی که مشتریان IRCC دریافت می کنند، بازتر به سمت سازش هستند.
پیشنهادات مهم یاتس
در کل، یاتس پیشنهادات را در چهار حوزه ارائه می دهد: ساختار سازمانی؛ حکومت؛ سامانە هائي كە كمبود دارند؛ و فرهنگ. برجسته های پیشنهادات به شرح زیر است:
پیشنهادات ساختار سازمانی:

• IRCC به یک سازمان خط کسب و کار حرکت کند
• • IRCC برای مدیریت بحران و مدیریت شرایط اضطراری پروتکل هایی توسعه می دهد که در سناریوهای مختلف، رهبران معاون دستیار وزیر را شناسایی می کند
• پیشنهادات حکومت:
• • کمیته اجرایی مسئولیت مالی و خدمات شرکت را بر عهده بگیرد و عملکردهای کمیته مالی شرکت را جذب کند
• • یک کمیته عملیات جدید تشکیل شود، که توسط دفتر وزیر دستیار رئاست می شود، که عملکردهای کمیته مدیریت مسائل را جذب خواهد کرد
• • عضویت این کمیته ها در قالب فرآیند سازماندهی مجدد بازبینی شود و عضویت آن ها بزرگتر از 12 نباشد
• • یک بررسی در مورد تقسیم مسئولیت ها بین IRCC و آژانس خدمات مرزی کانادا (CBSA) تحت IRPA انجام شود تا نقش ها و پاسخگوئی ها را منطقی و ساده تر کند
• پیشنهادات سیستم مدیریت :
• • وزیر دستیار یک نظام جدید برنامه ریزی و گزارشگری را رهبری کند
• • توسعە يک برنامە استراتژيك 3 تا 5 سالە
• • انجام چرخەي برنامە ريزي سالانە در تمام زمينە هائي بخش، از جملە HR، IT، برنامە هائي مالي و برنامە
• • اجرای چارچوب گزارش دهی فصل به فصل
• • اطمینان حاصل کنید که ارتباط با کار عملکرد بخش وجود دارد
• پيشنهادات فرهنگ:
• • انجام یک بررسی از IRPA برای تعیین اینکه آیا تغییرات باید صورت گیرد تا رویکرد دپارتمان را بهبود بخشد.
• • بررسی یکپارچه سازی صدای جوامع مختلف اداره مهاجرت با گروه حکومتی دپارتمان